Loading...




    AdminAdmin


    Posts :
    25
    Points :
    52
    Reputation :
    8
    Join date :
    24/03/2017

    Quy trình Số hoá tài liệu thế nào


    Ngày càng nhiều các cơ quan mong muốn chuyển đổi nội dung truyền thống của mình sang định dạng số. Trong các dự án như vậy, giai đoạn số hóa và tạo lập siêu dữ liệu thường diễn ra không đồng thời. Bài báo này nhận dạng tầm quan trọng của sự kiểm tra chéo thường xuyên cả hai giai đoạn này. Chúng tôi đề nghị một quy trình số hóa theo một quy trình thống nhất, và một cách thực hành kỹ thuật để tự động hóa nó



    Thực hiện Quy trình Số hoá tài liệu và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ:

    số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư viện số nhờ quá trình tạo ra thông tin cho thư viện. Có rất nhiều các dạng tài liệu gốc (ví dụ như fulltext, video, audio, ảnh,...).

    Tài liệu có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh,... Với mỗi dạng tài liệu đều có các cách xử lý khác nhau.

    Nhưng nói chung đều phải qua các công đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó là xử lý để tạo ra các thông tin số. Các thông tin số này mới thực sự là đối tượng của thư viện điện tử, cho phép thực hiện thao tác sửa đổi.

    Quy trình số hóa tài liệu

    Sơ lược một số bước trong quy trình số hóa như sau:

    Chuẩn bị tai liệu số hóa:


    1. Thống kê tài liệu;
    2. Tháo bỏ toàn bộ ghim, kẹp;
    3. Ủi phẳng tài liệu;
    4. Lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ);
    5. Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh mục, xác định các tiêu chụp đặc biệt, xác định số lượng hồ sơ trong 1 cuộn phim và lập “Mục lục” hồ sơ cho cuộn phim;
    6. Tạo dải ảnh để số hóa.

    Số hóa tài liệu:


    1. Trước khi thực hiện quét ảnh, phải điêu chính độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ,… tùy theo tình trạng cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng;
    2. Dung lượng mỗi ảnh không vượt quá 1,2MB;
    3. Đối với tài liệu quét có kích thước lớn hơn khổ A4 (vượt quá vùng đặt tài liệu để quét của máy) thì phải chia tài liệu thành hai phân và quét hai lần theo thứ tự từ trên xuống dưới, phần liên kê gối lên nhau khoảng 20 mm. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh;
    4. Tiêu chuẩn hình ảnh được sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II như sau:

    + Đối với bản sao phục vụ khai thác sử dụng:

    1. Áp dụng tiêu chuẩn: Joint Photographic Expert Group (.jpg);
    2. Ảnh màu;
    3. Độ phân giải tối thiểu: 100 dpi (tùy thuộc vào tình trạng tài liệu);
    4. Tỷ lệ quét: 25%-100%.

    + Đối với bản sao phục vụ lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm):

    1. Ap dụng tiêu chuẩn: Tag Image File (.tif); kỹ hiệu: TIFF;
    2. Ánh đen tráng;
    3. Độ phân giải tối thiểu: 300 dpi;
    4. Tỷ lệ quét: 100%.

    Đặt tên FILE:

    Tên file ảnh được đặt thống nhất theo quy định tại Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trừ Nhà nước ban hành Quy định vê chuẩn thông tin đâu vào và biên mục văn bàn, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia gôm: Mã cơ quan lưu trữ_phông số_mục lục số_hô sơ số_tờ số_mặt số.

    Kiếm tra chất lượng ảnh:

    Kiểm tra chất lượng toàn bộ hình ảnh đă quét, đặc biệt là những hình ảnh cần chuyển sang mi­crofilm
    Chú ý:

    1. Bảo đảm các hình ảnh số sắc nét và rỗ ràng;
    2. Nên ảnh phải sạch, không bi lốm đốm, “tạp nhiễu”;
    3. Các hình ảnh được quét xếp theo cùng hướng;
    4. Hình ảnh phải được quét vuông góc, không bị cong vênh;
    5. Các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc.

    Quét lại những ảnh không đạt yêu câu, những ảnh quét lại phải được đặt tên với đúng tên file ảnh mà nó thay thế.

    Sao lưu dữ liệu

    Tạo siêu dữ liệu kết nối:

    Dữ liệu số hóa sẽ được liên kết đến hô sơ tương ứng trên cơ sở dữ liệu.