Loading...




    AdminAdmin


    Posts :
    28
    Points :
    61
    Reputation :
    8
    Join date :
    24/03/2017
    admin đã viết:Anh/Chị hãy cho biết việc quản lý văn bản phải tuân theo những nguyên tắc nào? Trình bày nguyên tắc quan trọng nhất đối với ngành, lĩnh vực mà anh/chị công tác?

    1. Quản lý đúng với các quy định của pháp luật về quản lý văn bản


    - Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.

    - Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.

    - Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ và phải được bảo mật.

    - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mất mát, thất lạc, đảm bảo an toàn thông tin mức cao đối với bên ngoài và theo phân cấp sử dụng trong nội bộ cơ quan;

    - Quản lý văn bản phải là một thành phần nhất quán trong hệ thống thông tin quản lý chung của toàn cơ quan, đồng thời phải tuân theo chuẩn để có thể “hòa vào” mạng thông tin chung của Quốc gia (cấp trên và ngang cấp...);

    - Phân hệ phải là nguồn cung cấp thông tin cho các phân hệ khác trong cơ quan như: Phân hệ thông tin tra cứu phục vụ nghiên cứu, Báo cáo thống kê...;

    - Đảm bảo đáp ứng tốt công tác lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu dễ dàng... đồng thời cho phép tổng hợp, kết xuất các dữ liệu khi cần thiết;

    - Hỗ trợ soạn thảo tự động theo mẫu đến mức cao nhất cho các nhân viên văn thư, thư ký;

    - Đảm bảo việc điều hành công việc thông suốt trong toàn cơ quan.

    2. Quản lý theo hệ thống văn bản


    Quản lý các văn bản tài liệu, công văn đến - đi, báo cáo... (sau đây được gọi chung là tài liệu) được chuyển đến các cơ quan nhà nước và được thu nhận, phân loại, xử lý tại các bộ phận và đơn vị trong cơ quan, bao gồm các nhiệm vụ sau đây:

    - Thu nhận, phân loại tài liệu đến theo tiêu thức và nội dung quản lý;

    - Theo dõi quá trình xử lý và hồi báo kết quả. Tạo lập các hồ sơ quản lý nội dung công việc;

    - Tiếp nhận tài liệu là đầu ra từ các phân hệ xử lý và quyết định khác (Tài vụ, Thống kê, Thư viện...). Phân loại thông tin đi theo một số tiêu thức nhất định.

    - Chuyển phát tài liệu ra, soạn thảo, in ấn, phát hành văn bản theo các yêu cầu khác nhau;

    - Lưu trữ, cập nhật tài liệu cho CSDL phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo cơ quan

    - Sao lục, trích yếu, cung cấp tài liệu theo yêu cầu chủ đề, tiêu thức và chuyển đến nơi sử dụng;

    - Soạn thảo tài liệu (quyết định, nghị định...) theo mẫu quy chuẩn của Nhà nước;

    - Xác nhận trách nhiệm người gửi, người nhận và các yếu tố khác như thời gian gửi - nhận, mức độ mật....

    3. Phân biệt giá trị của văn bản trong quá trình quản lý


    - Giá trị theo tiêu thức tính chất:  Văn bản luật, Văn bản pháp quy, Văn bản hành chính, Văn bản kỹ thuật và các loại văn bản khác.

    - Giá trị theo tiêu thức xử lý: Vụ việc, thời gian, chủ đề, đơn vị (gửi/nhận) văn bản.